Es lässt sich nicht vermeiden, dass Unterrichtsstunden vertreten werden müssen. Dabei liegt die Verantwortung für die Sicherstellung der Vertretungen bei 

• längerfristigen Ausfällen beispielsweise durch Schwangerschaften, Erziehungszeiten oder langwierige Erkrankungen bei den Schulaufsichtsbehörden (Situation 1).
• kurzfristigem und nicht absehbarem Unterrichtsausfall bei der jeweiligen Schulleitung (Situation 2).  

Bei der Situation 1 bemüht sich die Schulbehörde, für die länger ausfallende Lehrkraft eine Lehrerin oder einen Lehrer mit zumindest ähnlicher Fächerkombination über einen zeitlich befristeten Arbeitsvertrag einzustellen. 

Ab dem Schuljahr 2011/2012 wurde für die Schulen ein Vertretungspool im Umfang von zunächst 200 dauerhaften Planstellen für Beamtinnen und Beamte eingerichtet. Der Vertretungspool wurde zum Schuljahr 2013/2014 um 100, zum Schuljahr 2014/2015 um 200, zum Schuljahr 2015/2016 um 300, im Schuljahr 2016/2017 um 200 Planstellen sowie in den Schuljahren 2017/2018 und 2018/2019 um jeweils 100 Planstellen aufgestockt. Es ist vorgesehen den Vertretungspool weiter auszubauen und im Gegenzug die Zahl der Lehrkräfte mit befristetem Vertretungsvertrag entsprechend zu reduzieren. Zum 01.08.2019 wird der Vertretungspool um jeweils 50 Stellen im Grundschulbereich sowie bei den Realschulen plus erweitert. Zum 01.02.2020 sind insgesamt weitere 100 Stellen bei den Gymnasien sowie bei den Integrierten Gesamtschulen vorgesehen. Insgesamt soll der Vertretungspool auf bis zu 1.500 ausgebaut werden. Mit Datum vom 1. Juni 2019 waren 2.675 Personen über Vertretungsverträge beschäftigt. Dies entsprach 1.923 Vollzeiteinheiten.

Im zweiten Fall bieten sich gleich mehrere Möglichkeiten. In der Regel wird zunächst geprüft, ob innerhalb des Kollegiums der Ausfall kompensiert werden kann. Ist dazu eine Erhöhung von Stundendeputaten nötig, stimmt das die Schulleitung mit der Schulaufsicht ab.

In Grundschulen können Schulleitungen zudem auf sogenannte „Feuerwehrlehrkräften“ zurückgreifen, die einer „Stammschule“ zugewiesen sind und bei Engpässen in Grundschulen im näheren Umfeld einspringen. Diese Vertretungsreserve zählt in Rheinland-Pfalz mehr als 140 Lehrkräfte.  

Vor allem für die weiterführenden Schulen, aber auch an Grundschulen, gibt es zudem über das Personalmanagement im Rahmen Erweiterter Selbstständigkeit (PES) seit dem Schuljahr 2002/2003 die Möglichkeit, mit Hilfe eigener Schulbudgets ihren Vertretungsbedarf eigenverantwortlich zu regeln. Unter anderem können die Schulen pädagogisch geeignete Vertretungskräfte für kürzere Zeit einstellen. Insgesamt nehmen inzwischen rd. 850 Schulen an PES teil. Über eine Internetplattform (www.pes.bildung-rp.de) können die Schulen in einem Bereich mit begrenztem Zugang die Formalitäten abwickeln. Über den allgemein zugänglichen Teil der Plattform werden allgemeine Informationen vermittelt. Hier können sich interessierte Fachkräfte auch für den Einsatz in Schulen bewerben.